A Argal Alimentación i les seves filials, reconeixem que un dels pilars fonamentals d’una conducta empresarial responsable és la prevenció i la gestió correcta dels conflictes d’interessos. Garantir la transparència en les nostres operacions protegeix la integritat de la companyia, enforteix la confiança amb els nostres grups d’interès i assegura un entorn de treball just i ètic.

1. Objectiu i abast

L’objectiu d’aquesta política és establir els principis, les directrius i les responsabilitats necessàries per identificar, prevenir i gestionar situacions de conflicte d’interessos en el si de la companyia.

• El conflicte d’interessos s’entén com una contradicció entre els interessos de l’empleat i els de la companyia, i constitueix un risc per a l’objectivitat i la integritat empresarial. El propòsit d’aquesta política és prevenir aquestes situacions.
• La companyia considera essencial disposar d’informació verídica sobre l’existència de conflictes d’interessos i, quan un empleat els posi de manifest, cercar solucions òptimes que protegeixin els interessos de totes dues parts.
• L’interès principal de la companyia és formar i orientar els empleats perquè evitin situacions de conflicte. Davant de qualsevol dubte, els empleats han de consultar el Departament de RRHH.

Aquesta política s’aplica a totes les empreses del Grup Argal Alimentación, a les seves filials directes o indirectes i a tots els empleats, independentment de la seva modalitat contractual.

2. Alineació normativa

Aquesta política està alineada, entre d’altres, amb:

• La Directiva d’Informes de Sostenibilitat Corporativa (CSRD) i els Estàndards Europeus d’Informació en Sostenibilitat (ESRS G1 – Conducta empresarial).
• Els Principis Rectors de les Nacions Unides sobre Empreses i Drets Humans.
• La legislació internacional i nacional aplicable en matèria laboral, mercantil i de bon govern als països on operem.
• El Codi d’Ètica i Conducta Empresarial.
• Els requisits de Social Compliance SMETA IV Pilars (SEDEX)
• Altres compromisos voluntaris adscrits.

3. Definicions

• Empresa: Argal Alimentación i les seves filials de manera directa o indirecta.
• Empleat: qualsevol persona contractada per la companyia mitjançant un contracte laboral, de mandat, de prestació de serveis o qualsevol modalitat similar.
• Parent proper: cònjuge, ascendents (pares, avis), descendents (fills, néts), germans, familiars per afinitat (sogres, cunyats, gendres, nores), persones sota tutela/adopció/custòdia o persones que conviuen a la mateixa llar.
• Interès personal de l’empleat: qualsevol avantatge material o d’un altre tipus, perseguit o obtingut, directament o indirectament, per a si mateix o per a tercers, per l’empleat mitjançant l’ús de la seva reputació, influència, instal·lacions, relacions o la informació a la qual té accés com a resultat de l’exercici del seu lloc de treball a l’empresa.
• Conflicte d’interessos: situació en què els interessos personals i/o patrimonials d’un empleat o d’un parent proper interfereixen o poden interferir en l’objectivitat, la independència i el compliment de les funcions de l’empleat.
• Conflicte d’interessos potencial: circumstàncies que poden derivar en un conflicte futur entre els interessos de la companyia i els de l’empleat o d’un familiar proper.
• Activitat competitiva: qualsevol activitat que competeixi amb la companyia, incloent-hi la gestió d’explotacions ramaderes, escorxadors, processament i comercialització de carn o subproductes animals.

4. Exemples de conflictes d’interessos

Els conflictes d’interessos poden sorgir, entre d’altres casos, quan:

• L’empleat o un familiar proper obté un benefici econòmic o personal (o evita una pèrdua) com a resultat d’una decisió vinculada a la seva feina o de l’ús de la informació de què disposa sobre la Companyia.
• L’empleat o un familiar proper participa en un negoci que competeix amb l’empresa.
• L’empleat o un familiar proper té vincles financers, de capital o contractuals amb competidors o proveïdors en condicions que interfereixen en les seves funcions.
• L’empleat ofereix béns o serveis a la companyia de manera privada.
• L’empleat utilitza les instal·lacions o el temps de l’empresa per a activitats no relacionades amb el seu lloc de treball.

L’Apèndix 1 inclou exemples addicionals de conflictes d’interessos reals o potencials.

5. Identificació i declaració de conflictes d’interessos

Tots els empleats estan obligats a:

• Avaluar de manera contínua si es troben en situacions de conflictes d’interessos, potencials o reals.
• Abstenir-se de qualsevol acte, decisió o acció que pugui materialitzar-se en un conflicte d’interessos.
• Informar immediatament per escrit el seu superior i el departament de RRHH.

Addicionalment:

• El Departament Legal podrà sol·licitar a determinats empleats que responguin periòdicament qüestionaris o declaracions sobre conflictes d’interessos.
• Una vegada a l’any, els grups següents han de presentar una declaració obligatòria (enquesta de conflictes d’interessos): l’Alta Direcció; els directors i subdirectors de les seus i dels centres de producció; els departaments de vendes i màrqueting; el Departament de Compres; els empleats del Departament Tècnic que participin en processos d’inversions, contractacions i compres (Producció, Enginyeria/Manteniment, R+D, Qualitat, Logística…); i el Departament de Recursos Humans (contractacions i responsable del compliment legal).
• El Departament Legal haurà de mantenir un registre centralitzat de totes les declaracions i conservar-ne els arxius relacionats.
• El Departament Legal garantirà que els empleats de nova incorporació rebin formació inicial sobre el Codi d’Ètica i aquesta política, i en recollirà les declaracions de compromís.

6. Gestió de conflictes d’interessos

El Departament Legal verificarà i avaluarà la informació comunicada per l’empleat després de consultar el seu director o la Direcció General, si la situació ho requereix. La informació es classificarà en una de les categories següents:

• Acceptable: la situació comunicada per l’empleat és un conflicte d’interessos potencial, però la seva existència no afecta la transparència de les decisions. No requereix mesures addicionals.
• Acceptable amb condicions: la situació comunicada per l’empleat és un conflicte d’interessos i requereix mesures de mitigació (p. ex., limitar l’accés a la informació o afegir revisors al procés). També cal aplicar mesures per supervisar la transparència de les decisions preses, de manera que el conflicte d’interessos existent no ocasioni cap perjudici a la companyia.
• Inacceptable: el conflicte suposa un risc greu per a l’empresa. Es recomanaran accions com ara:
• Instar l’empleat que té el conflicte a finalitzar les relacions externes que el generen.
• Instar l’empleat que té el conflicte a renunciar a l’interès personal que l’origina.
• Reassignació de funcions o trasllat del lloc de treball de l’empleat a un altre departament.

La companyia només adoptarà mesures disciplinàries quan hi hagi ocultació deliberada d’un conflicte d’interessos.

Totes les decisions s’informaran al Consell d’Administració juntament amb les recomanacions del Departament Legal.

7. Supervisió i control

1. Els responsables dels empleats són responsables de:
2. La divisió adequada de les tasques entre els empleats per evitar conflictes d’interessos i garantir la transparència dels processos,
3. La implementació de mesures organitzatives i tècniques internes per garantir la supervisió de les activitats dels empleats que tenen un conflicte d’interessos acceptable amb condicions.
4. La supervisió de les àrees on és més probable que sorgeixin conflictes d’interessos a causa de característiques específiques.
5. Informar el Departament de RRHH quan identifiqui un conflicte d’interessos en el seu departament.
6. El Departament Legal:
7. Analitzar els casos, avaluar i classificar els riscos, crear i mantenir el registre de conflictes i formular recomanacions sobre com cal procedir.
8. Presenta els casos de conflictes classificats com a inacceptables al Consell d’Administració perquè prengui les decisions pertinents.
9. Elabora un informe anual per al Consell d’Administració sobre tots els conflictes d’interès identificats i les recomanacions corresponents.
10. Imparteix formació sobre temes relacionats amb els conflictes d’interessos.
11. El Departament d’auditoria:
12. Revisa els informes i els controls implementats.
13. Audita el compliment de la Política i inclou el tema dels conflictes d’interès en el pla d’auditoria

8. Formació

La companyia garanteix una formació anual en matèria de conflictes d’interessos adreçada a:

• Membres del Consell d’Administració i de l’Alta Direcció.
• Directors i subdirectors de departament a la seu i als centres de producció.
• Departaments de vendes i màrqueting, Departament de Compres, empleats del Departament Tècnic que participin en processos d’inversions, contractacions i/o compres (Producció, Enginyeria/Manteniment, Qualitat, R+D, Logística…), Departament de Recursos Humans (contractacions) i responsable del compliment legal.

9. Revisió

La política es revisa anualment per assegurar-ne l’alineació amb la legislació vigent, les expectatives de les parts interessades i els canvis operatius i de context de l’organització.

Apèndix 1: Exemples de situacions potencials de conflicte d’interessos

Els casos següents il·lustren situacions que podrien constituir un conflicte d’interessos real o potencial. La llista no és exhaustiva, però serveix de referència perquè els empleats identifiquin possibles riscos:

Participació accionarial o interessos financers

• Un empleat del departament de compres posseeix accions d’una empresa proveïdora de serveis de màrqueting.
• El director de RRHH posseeix accions de l’empresa que ens subministra el càtering de la planta.

Relacions familiars o personals

• El responsable del manteniment fa compres a un majorista, el copropietari del qual és el seu germà.
• Un empleat no revela la seva relació familiar amb un candidat a un lloc de treball.
• En un procés de contractació de proveïdors, es convida una empresa propietat del sogre de l’empleat encarregat del procés de selecció.
• Un empleat aprova descomptes a un client on la responsable de compres és la seva filla.
• Un empleat de RRHH participa en la selecció d’un candidat amb qui manté una relació social propera.
• Un familiar proper de l’empleat treballa per a un proveïdor de cartró sotmès a avaluació, la qual cosa condiciona l’elecció final malgrat que l’oferta és més cara.
• El marit d’una empleada del departament tècnic treballa en un proveïdor de construcció; l’empleat filtra informació per millorar-ne el pressupost.
• Un familiar proper d’un directiu de l’àrea mediambiental dirigeix una empresa de formació ambiental contractada per la companyia.

Ús indegut de la posició o la influència

• Un empleat del departament de qualitat duu a terme activitats lucratives addicionals durant l’horari laboral.
• Un empleat d’IT ofereix serveis a entitats que també són proveïdores de l’empresa.
• El responsable de l’equip organitza sempre les reunions en un restaurant propietat de la seva germana.
• L’empleat de trade marketing influeix en les compres d’un client on treballa un familiar proper.
• Un empleat participa en negociacions per comprar un terreny propietat d’un familiar.

Competència o doble activitat laboral

• Un empleat presta serveis de consultoria a empreses competidores en el mateix àmbit que la companyia.
• Un tècnic treballa per compte propi com a consultor en tecnologia càrnia i presta serveis a la competència.
• Un advocat de l’empresa ofereix serveis legals a empreses competidores.
• Un empleat de logística dirigeix un negoci de transport el client del qual és la nostra pròpia companyia.

Operacions amb béns o serveis propis

• Un empleat lloga a l’empresa un immoble de la seva propietat o d’un familiar.
• Un empleat del departament tècnic, responsable de les comandes de vigilància, manté una relació estreta amb el proveïdor d’aquests serveis i rep regals de valor considerable.

Apèndix 2: Plantilla del qüestionari sobre conflictes d’interessos

Nom de l’empleat: __________________________

Departament: _____________________________ Data: ______________________________

DECLARACIÓ DE CONFLICTE D’INTERESSOS

Respongui les preguntes següents amb sinceritat. Si té cap dubte, pot posar-se en contacte amb el Departament de RRHH.

1. Vostè o algun membre de la seva família (familiar proper) duu a terme activitats comercials que competeixen amb les activitats comercials d’Argal Alimentación (per exemple, hi col·labora, hi té accions o hi ocupa un càrrec)?

____________________

2. Vostè o algun membre de la seva família (familiar proper) treballa, col·labora amb, té accions o ocupa un càrrec en una entitat que proporciona béns o serveis a alguna de les empreses d’Argal Alimentación?

____________________

3. Vostè o algun membre de la seva família (familiar proper) fa actualment alguna feina remunerada o no remunerada fora de l’empresa que pugui estar relacionada amb la indústria alimentària/càrnia/agrícola i que pugui causar un conflicte d’interessos?

____________________

4. Vostè o algun membre de la seva família (familiar proper) es pot beneficiar personalment d’alguna decisió que prengui en el seu càrrec a l’empresa?

____________________

5. Hi ha alguna altra situació que pugui afectar les seves accions en benefici de l’empresa?

____________________

6. Algun proveïdor, venedor o soci comercial li ha ofert un regal, un incentiu o un favor?

____________________

Comentaris (opcional):

Signatura de l’empleat: ______________________ Data: ___________